Kjørebok

Hva trenger jeg å vite om det skatteetatens krav til kjørebok? Hva er viktig å tenke på? Vi forklarer begrepene.

Hva er en kjørebok?

Kjørebok fungerer som bevis på at reisene med selskapets biler er dokumentert korrekt.

En kjørebok er et dokument (digitalt eller fysisk) der du noterer når, hvor langt, hvilket sted og hvorfor en ansatt har kjørt selskapets bil. Skatteetaten ser på kjørejournalen din som et bevis på at reisene har gått riktig for seg og som grunnlag for å kunne gjennomgå bilfordeler av forskjellige slag, og anbefaler at du bruker elektronisk kjørebok.

Reglene for kjørebok er basert på skattelovgivning og derfor gjelder den omvendte bevisbyrden. Det er alltid opp til skattebetaleren å bevise at dokumentasjonen er korrekt, og dette er vanligvis en sterk grunn til at man velger en kjørebok som registrerer bilturene automatisk ved hjelp av smarte GPS -enheter installert i kjøretøyene.

Hvorfor trenger jeg kjørebok?

Ifølge det skatteetaten må de som bruker selskapets biler «registrere alle reiser med bil på en detaljert måte». En kjørebok kan være digital eller oppbevares på papir, men det vanligste i dag er at selskaper bruker en digital kjørebok som er koblet til bilen og registrerer alle reiser automatisk. Rent skattemessig kan du oppsummere hovedårsakene til at du trenger kjørebok:

For at du ikke skal bli skattepliktig (på firmabilen). For privat kjøring kan bilen bare brukes ved maksimalt ti anledninger i året og med en total kjørelengde på maksimalt 100 mil. Hvis du som eier eller ansatt har firmabil, må du, for å unngå beskatning, sørge for at reglene følges.
Lavere skatt på firmabilen. Hvis du kjører 3000 km eller mer i tjenesten med en firmabil i løpet av kalenderåret, har du en sjanse til å få en lavere beskatning (75 prosent av verdien). Vanligvis er det arbeidsgiveren din som håndterer reduksjonen av bilstønadsverdien. Hvis arbeidsgiveren din ikke gjør det, kan du uavhengig be om reduksjon i bilstøtteverdien i skattemeldingen.
Gratis drivstoff. Hvis arbeidsgiver betaler drivstoffet i forbindelse med bilstønaden. Det er for dine private turer at du blir skattlagt for drivstoffordel, forutsatt at du kan vise hvor mye du har kjørt i tjenesten. Hvis du ikke kan vise hvor mye du har kjørt i tjenesten, blir du skattlagt på fordeler for alt drivstoff, som kan være kostbart.

Slik fungerer det

Hva bør en kjørebok inneholde?

På det skatteetatens nettsted kan du lese at følgende informasjon for hver fullførte reise i tjenesten må vises i kjøreboken:

Måleravlesning i begynnelsen og slutten av året.
Dato og måleravlesning i starten av turen og hvor turen startet
Formål / formål med turen og til hvilke steder / selskaper / kontaktpersoner som er besøkt (ikke private turer)
Antall kjørte kilometer
Måleposisjon og dato på slutten av turen og hvor turen endte

En kjørebok øker effektiviteten

Når man innfører en digital kjørebok, er det vanlig at selskapet reduserer kjøretøykostnadene betraktelig. Det er ofte snakk om reduksjoner på mellom 10-20%. Dette skyldes hovedsakelig redusert privat bruk og dermed lavere drivstoffkostnader og redusert slitasje på bilene.

Rapportene som genereres kan også brukes som fakturagrunnlag i diskusjoner med kunder, noe som igjen sparer tid og gir økt tillit. De kan også hjelpe din bedrift med å ta bedre beslutninger om hvor mange kjøretøyer du trenger og om du kan optimalisere planleggingen av løpene dine og dermed få en mer effektiv ressursbruk.

Viktig å tenke på når du velger kjørebok

Planlegger du å investere i en kjørebok? Det er mange penger å spare, og du kan unngå skattesmell. Her er en liste over ting du må huske på før du velger leverandør:

Enkelhet. Hva skal du bruke kjørebok til? Er det for å oppfylle det skatteetaten krav til dokumentasjon eller vil du bruke det til å administrere virksomheten din. Mange leverandører tilbyr en rekke funksjoner i produktene som forringer brukervennligheten. Velg en leverandør som tilbyr enkle brukergrensesnitt og ikke tar betalt for overflødige funksjoner du ikke har bruk for.
Prisen. Noen aktører på markedet har eksistert i mange år og har blitt vant til å kunne holde prisene høye. Etter hvert som teknologien har avansert, har muligheten åpnet seg for mer kostnadseffektive løsninger. I dag varierer prisene fra 79 kr / måned til over 250 kr/ måned og enhet. Det kan være ganske store summer i løpet av noen år, så sammenlign nøye leverandørprisene, og hold øye med skjulte oppstartskostnader og lange bindingstider.
Enheter. Sørg for at selskapet du kjøper fra tilbyr flere forskjellige typer enheter, slik at du har mulighet til å bytte enhet i fremtiden hvis behovet skulle oppstå. Verden endrer seg raskere og raskere og det er regler og klausuler i forsikringsselskaper som påvirker garantier og lignende. Velg et selskap som tilbyr enheter som passer dine behov. Hvis selskapet trenger føreridentifikasjon, må du velge en leverandør som tilbyr både RFID -lesere og GPS -enheter i ett, slik at du ikke trenger å installere to enheter i hvert kjøretøy. WorkMirror tilbyr fire forskjellige typer enheter for forskjellige behov. OBD -enheten som er plassert i bilens diagnostikkontakt. Batterimontert enhet som plasseres direkte på bilens batteri. 12V -enhet som er plassert i bilens sigarettenneruttak og en RFID -enhet med støtte for føreridentifikasjon.

Vanlige spørsmål og svar

Sier det skatteetaten at du må bruke elektronisk kjørebok?

For øyeblikket trenger du ikke, men skatteetaten skriver eksplisitt at de anbefaler alle selskaper å bruke elektronisk kjørebok.

Hvor lenge må kjørebokens reise lagres?

Ifølge det skatteetaten må dokumentasjonen lagres i 7 år.

Hvor mye penger kan jeg spare med en kjørebok?

Det er hovedsakelig to områder der potensialet for kostnadsbesparelser er stort. Dels fordi andelen private reiser vanligvis synker med introduksjonen av et elektronisk kjørejournalsystem. 2) Og delvis ved å optimalisere bilparken. Ved å se hvordan bilene brukes, kan du lettere justere mengden biler basert på virkeligheten. Besparelsene varierer fra sak til sak, men det er ikke uvanlig at kostnadsbesparelser er på mellom 10-15% ved innføring av en elektronisk kjørebok. I tillegg til dette vil du mest sannsynlig spare penger bare ved å bytte til WorkMirror. Vi tilbyr betydelig lavere priser (79kr / måned) enn de fleste konkurrentene på markedet (149-249 kr/ måned).

Hvilken GPS-enhet skal jeg velge?

Alt avhenger av behovene til virksomheten din. Les mer om enhetene våre her.